Jenis Dokumentasi ISO

Apa saja Jenis Dokumentasi ISO ?

Prosedur adalah dokumen yang menjelaskan tata cara melakukan proses yang melibatkan beberapa Bagian/Bidang. Jadi unsur utama dalam Prosedur adalah bagaimana melakukan koordinasi dalam melaksanakan suatu proses.

Konsultan ISO – Change Konsultan menggunakan format Prosedur yang biasa dikenal dengan ‘6 Bagian’ yang terdiri dari:

  1. Tujuan :  Menjelaskan mengapa prosedur dibuat, untuk memastikan hal apa
  2. Ruang lingkup  :  Menjelaskan batas awal dan akhir proses yang dijelaskan dalam prosedur atau di Bagian mana prosedur diterapkan.
  3. Referensi : Menjelaskan Standar atau Peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan prosedur.
  4. Definisi ; Menjelaskan keterangan dari singkatan atau istilah tertentu yang digunakan dalam prosedur
  5. Uraian Proses : Menjelaskan secara rinci tahapan proses dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya
  6. Lampiran : Menjelaskan formulir apa saja yang digunakan dalam melaksanakan prosedur atau juga Diagram Alir yang menjelaskan tahapan kegiatan dalam bentuk diagram alir sehingga jelas koordinasi antar Bagian

 ISO Document

Prosedur harus dengan jelas menguraikan dengan istilah yang biasa dikenal sebagai 5W yaitu :

  • What? (Apa yang dilakukan?)
  • Who? (Siapa yang melakukan?)
  • When? (Kapan melakukan?)
  • Where? (Dimana melakukan?)
  • HoW? (Bagaimana rincian tahapan pelaksanaan?)

 

Banyaknya prosedur yang harus didokumentasikan berdasarkan dokumen wajib yang dipersyaratkan standar ISO. Prosedur wajib dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan dalam rangka memastikan efektivftas perencanaan, operasi dan pengendalian prosesnya. Jadi banyaknya prosedur yang dikembangkan tergantung skala atau ukuran organisasi.

Instruksi Kerja merupakan penjelasan rinci pelaksanaan suatu aktifitas dalam prosedur yang umumnya dilakukan oleh satu jabatan. Instruksi Kerja biasa juga disebut sebagai Petunjuk Teknis untuk melaksanakan sub proses yang dianggap kritikal sehingga harus dipastikan pelaksanaannya sesuai dengan persayaratan.

Instruksi Kerja atau Petunjuk Teknis ini dapat dijelaskan menggunakan narasi namun dapat juga dalam bentuk gambar, foto bahkan video ataupun dapat berbentuk Daftar Periksa atau check list untuk memastikan kelengkapan dokumen ataupun pelaksanaan pekerjaan yang cukup banyak tahapan teknisnya.

Apa perbedaan antara Prosedur dan Instruksi kerja dapat dijelaskan sebagai berikut:

Prosedur :

  1. Memberikan gambaran umum suatu proses
  2. Menekankan pada koodinasi antar bagian
  3. Melibatkan beberapa personil atau jabatan
  4. Biasa disebut Petunjuk Pelaksanaan (Juklak)

 

Intruksi Kerja :

  1. Menjelaskan secara rinci aktifitas yang harus dilaksanakan
  2. Biasanya tidak terkait dokumen lainnya
  3. Melibatkan hanya satu personil atau jabatan
  4. Biasa disebut Petunjuk Teknis (Juknis)

 

Formulir adalah salah satu jenis dokumen. Dalam penerapannya perusahaan harus mengidentifikasi seluruh formulir yang digunakan untuk mencatat hasil proses. Formulir yang telah diisi dengan data berubah statusnya menjadi rekaman yang harus dipelihara. Seluruh formulir dilampirkan dalam setiap prosedur atau dapat juga dibuatkan daftar rekaman secara terpisah. Dalam standar ISO rekaman ini biasa disebut sebagai bukti obyektif yang menjadi salah satu obyek utama audit untuk memeriksa terhadap kesesuaian persyaratan.

Dokumen lainnya yang biasanya ditetapkan antara lain : Struktur organisasi, Peta Proses, Rencana Mutu, Daftar Pemasok, Standar Kompetensi, Rencana Produksi dsb.

Seluruh dokumen-dokumen tersebut harus dikendalikan dalam Prosedur Pengendalian Dokumen yang mengatur mekanisme penerbitan, perubahan atau revisi dan distribusi dokumen lebih teratur. Selain itu dokumentasi harus diberikan identifikasi khusus untuk kemampu telusuran dokumen dan memudahkan keterkaitan antar dokumen.

Dokumen dapat ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan dan harus merupakan revisi terakhir. Dokumen kadaluarsa segera dimusnahkan dari semua tempat  penerbitan dan titik penggunaan. Dokumen kadaluarsa dapan disimpan untuk kepentingan mampu telusur namun harus diberi identifikasi ‘Kadaluarsa’ untuk mencegah penggunaannya.

Jabatan Pengendali Dokumen ditunjuk untuk bertanggung jawab mengatur seluruh kegiatan yang terkait penerbitan, perubahan dan pendistribusian dokumen. Konsultan ISO 9001 dan Konsultan ISO 14001 – Change Konsultan memberikan pelatihan Pengendali Dokumen untuk memastikan kompetensi jabatan Pengendali Dokumen yang memegang peranan penting dalam penerapan Sistem Manajemen.

Baca Juga :

error: Content is protected !!
%d bloggers like this: