5 Kesalahan Dalam Audit Internal

5 Kesalahan Dalam Audit InternalKonsultan ISO 9001 Change Konsultan memberikan pelatihan Audit Internal untuk memastikan kompetensi auditor internal. Dalam melakukan audit internal ISO seringkali kita melakukan beberapa kesalahan yang harusnya tidak terjadi. Beberapa hal tersebut diantaranya adalah :

1. Audit Internal dilaksanakan secara sidak (inspeksi mendadak)

Dalam ISO, audit internal bukanlah kegiatan sidak. Audit internal adalah program yang terencana dan terjadwal serta harus mendapat konfirmasi dari auditee (bagian yang diaudit). Karenanya seorang Koordinator Audit Internal harus menetapkan Program Audit.

Program Audit ini menjelaskan tujuan audit dan area mana saja yang menjadi fokus audit.

Kemudian dokumen ini diterjemahkan menjadi Jadwal Audit yang menjelaskan secara rinci kapan audit internal dilaksanakan. Jadwal audit ini harus mendapat persetujuan dari pihak auditee. Audit internal tidak dapat dilaksanakan tanpa persetujuan dari auditee. Ini kesalahan pertama yang sering terjadi yaitu Audit internal tidak memiliki program dan jadwal yang disetujui oleh pihak manajamen, auditor dan auditee.

2. Audit Internal tidak mencakup seluruh persyaratan standar

Seringkali temuan audit dari Badan Sertifikasi menyatakan bahwa manajemen belum mencakup seluruh area yang menjadi persyaratan standar. Yang paling utama adalah tidak mengaudit manajemen puncak. Audit internal harus mengaudit manajemen puncak.

Ada beberapa hal yang perlu ditanyakan kepada manajemen puncak antara lain : apa saja manfaat dari penerapan standar sistem manajemen iso?

Kemudian auditor menanyakan apa saja kendala dalam penerapannya, seberapa efektif penerapannya saat ini dan bagaimana komitmen seluruh karyawan dalam menjalankan sistem manajemen? Memang tidak ada temuan terhadap manajemen puncak, namun paling tidak manajemen mengetahui apa saja yang dapat ditingkatkan dari keefektifan penerapan ISO.

3. Auditor internal tidak kompeten

Ini merupakan kesalahan fatal dari manajemen. Apabila manajemen menugaskan auditor internal yang tidak mengetahui cara mengaudit dengan benar apalagi tidak memahami proses yang diauditnya. Audit harus dilaksanakan oleh auditor yang kompeten, ini persyaratan standar. Karenanya badan sertifikasi akan memeriksa sertifikat pelatihan auditor internal.

Dalam pelatihan auditor internal yang dilaksanakan oleh Konsultan ISO 9001 Change Konsultan diberikan materi bukan hanya teori tapi juga praktek pelaksanaan audit internal.

Pelatihan dilaksanakan dalam dua hari yang menjelaskan masing-masing persyaratan standar dan juga siklus pelaksanaan audit mulai dari opening meeting sampai dengan closing meeting dan penulisan laporan audit internal.

Konsultan ISO | 5 Kesalahan Audit Internal

4. Audit internal tidak memberikan nilai tambah

Audit merupakan tahap pemeriksaan dari siklus PDCA. Audit internal harus memberikan nilai tambah yang akan menghasilkan perbaikan atau peningkatan secara berkesinambungan. Audit yang tidak memberikan nilai tambah malah dianggap mengganggu jalannya produksi atau operasi perusahaan.

Karena itu jenis temuan audit internal harus yang memberikan masukan terhadap kelemahan sistem yang ada saat ini.

Dengan mencegah ketidaksesuaian maka audit akan memberikan masukan yang berarti bagia manajemen yang diaudit. Sehingga apabila saat ini temuan audit hanya pada sisis dokumentasi maka auditor harus melihat secara sistemik apa saja yang dapat ditingkatkan. Manajemen baru akan menyadari pentingnya audit internal apabila memberikan masukan yang sangat berarti bagi mutu produk dan layanan yang dihasilkan.

5. Laporan Ketidaksesuaian tidak ditindaklanjuti

Laporan Audit Internal apabila ada ketidaksesuaian akan menerbitkan LTPP (Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) atau biasa disebut juga CAR (Corrective Action Request). Laporan ketidaksesuaian ini menjelaskan secara jelas apa yang menjadi temuan auditor, kemudian harus ditandatangani oleh auditee (bagian yang diaudit).

Hal yang penting yang harus dicapai dalam closing meeting adalah kesepakatan kapan ketidaksesuaian ini akan ditindaklanjuti oleh auditee.

Seringkali temuan ini tidak dikaukan tindakan perbaikan, sehingga pada saat tanggal yang telah disepakati auditor kembali melakukan follow up audit tidak mendapatkan tindakan perbaikan apapun yang dilakukan oleh auditee. Dengan tidak adanya tindakan perbaikan maka tujuan utama dari audit internal untuk melakukan perbaikan dan peningkatan mutu tidak tercapai.

5 Kesalahan Dalam Audit Internal | Jasa Konsultan ISO

Baca Juga :