Audit Sistem Manajemen

Audit Sistem Manajemen harus fokus menemukan fakta bukan pendapat dari Auditor. Kegiatan ini harus digunakan oleh manajemen sebagai perangkat untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan yang ada dalam sistem manajemen.

Berikut ini beberapa hal mengenai audit sistem manajemen yang perusahaan harus ketahui :

  1. Temuan audit seringkali berkaitan dengan kelemahan atau biasa disebut sebagai ketidaksesuaian terhadap prosedur baku.

Kelemahan yang terjadi ini harus segera diperbaiki dengan mengidentifikasi akar masalah. Tindakan perbaikan ini harus mendapat persetujuan dari manajemen dan diperiksa ulang oleh auditor.

  1. Peningkatan mutu dilakukan terhadap standar yang ada yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Peningkatan mutu dapat dilakukan terhadap sistem, proses maupun hasil atau produk dan layanan yang diberikan kepada pelanggan

  1. Audit sistem manajemen harus memberikan nilai tambah.

Audit harus memberikan nilai tambah, jika tidak maka peran audit akan dipandang sesuatu yang tidak penting baik bagi manajer maupun perusahaan secara keseluruhan. Untuk dapat memberikan nilai tambah, audit sistem manajemen harus dilakukan oleh seorang auditor yang kompeten.

Audit Sistem Manajemen

  1. Audit yang kompeten berarti auditor telah menerima pelatihan.

Konsultan ISO 9001 Change Konsultan akan memberikan pelatihan Audit Sistem Manajemen agar auditor mampu melaksanakan audit secara terstruktur dan sistematis. Auditor menyiapkan daftar pertanyaan sebagai bagian dari perencanaan audit.

  1. Perencanaan audit juga mencakup pembuatan program audit sistem manajemen.

Program audit ini menjelaskan jadwal audit, ruang lingkup pemeriksaan, dokumen yang diperiksa dan juga apa saja yang harus disiapkan agar pelaksanaan audit dapat berjalan dengan lancar

  1. Program audit dan jadwal audit harus dikonfirmasikan terlebih dahulu.

Untuk memastikan pelaksanaan audit ini manajemen juga menetapkan Tim Audit Sistem Manajemen yang biasanya terdiri dari lead auditor dan auditor. Tugas Lead Auditor adalah melakukan koordinasi selama pelaksanaan audit sistem manajemen.

  1. Lama audit yang direncanakan sangat tergantung dari skala atau besarnya bagian yang akan diaudit.

Jumlah auditor dapat disesuaiakan dengan banyaknya proses dan dokumen yang terlibat dalam proses audit. Dengan manajemen waktu audit yang baik, seluruh auditor harus mampu menyelesaikan seluruh bagian yang diaudit sesuai dengan rencana dan jadwal audit yang telah ditetapkan.

  1. Dalam pelaksanaan audit sistem manajemen harus memfokuskan pada aspek manajemen.

Aspek manajemen ini antara lain : fokus pada pelanggan, kepemimpinan, pendekatan proses dan sistem, ketelibatan sumber daya manusia, perbaikan berkesinambungan, manajemen pemasok dan pengendalian dokumen dan data.

  1. Dalam sistem manajemen, pengendalian dokumen dan data seringkali menjadi temuan audit.

Sistem manajemen yang dirancang dengan baik memungkinkan sistem tersebut untuk mampu diaudit. Seluruh rekaman yang dihasilkan oleh proses disimpan dengan baik oleh masing-masing Bagian sehingga dapat menunjukkan bahwa kriteria manajemen telah terpenuhi.

  1. Hasil audit sistem manajemen atau laporan audit harus menyajikan informasi yang bermanfaat bagi manajemen.

Hasil audit juga harus didukung dengan fakta yang menunjang temuan audit. Rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan juga disampaikan dalam laporan audit. Kekuatan dan juga kelemahan sistem manajemen dibahas secara mendalam untuk dapat menghasilkan sebuah kesimpulan terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen.

  1. Sebagai respon terhadap temuan audit, makan manajemen bagian yang terkait dengan temuan audit harus melakukan perbaikan sesegera mungkin.

Rencana tindakan ini menjelaskan apa yang dilakukan untuk dapat memperbaiki kelemahan dan masalah-masalah yang ditemukan selama audit.

Konsultan ISO 9001 Change Konsultan membantu organisasi mengembangkan Prosedur Audit Sistem Manajemen yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah pelaksanaan audit mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut audit.

Audit Sistem Manajemen memberikan umpan balik yang sangat penting bagi manajemen untuk memastikan pengendalian dan peningkatan dapat dilaksanakan oleh perusahaan sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Baca Juga :