Pendekatan Proses

Apa itu Pendekatan Proses ? oleh Konsultan ISO 9001 

Standar Internasional ISO 9001:2015 yang baru saja diterbitkan di akhir tahun 2015, menyebutkan bahwa penerapan standar ini harus menggunakan pendekatan proses atau disebutkan sebagai ‘process approach’. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan Pendekatan Proses?

  1. Pendekatan Proses berarti perusahaan harus memetakan proses bisnisnya dalam menyusun, menerapkan dan meningkatkan keefektifan Sistem Manajemen Mutu.

Dengan adanya proses bisnis yang jelas maka tujuan untuk meningkatkan kepuasan Pelanggan dan pemenuhan Persyaratan Pelanggan dapat tercapai.

Flow Chart

Agar pendekatan ini dapat berfungsi efektif, maka perusahaan harus mengidentifikasi dan mengelola berbagai kegiatan yang terkait ke dalam satu rangkaian Proses. Proses secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang menggunakan Sumber Daya, dan dikelola untuk memungkinkan perubahan dari masukan menjadi keluaran. Dalam pendekatan ini suatu keluaran dari proses secara langsung menjadi masukan bagi proses berikutnya.

  1. Pendekatan proses dalam Standar ISO 9001:2015 perusahaan harus mengidentifikasi urutan dan interaksi diantara proses-proses kerja

Pendekatan proses yang ada di dalam perusahaan harus dikelola dengan baik dalam rangka menghasilkan produk dan layanan yang dapat memuaskan pelanggan. Tentu saja keuntungan dari pendekatan proses adalah diharapkannya pengendalian yang tidak terputus dengan memastikan hubungan antar mata rantai antar proses.

Pendekatan ini dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, menekankan pentingnya akan pemahaman dan pemenuhan seluruh persyaratan standard. Setiap proses harus memberikan nilai tambah. Dalam perhitungan ‘lead time’ dan memetakan proses seorang Konsultan ISO akan memperhitungkan berapa banyak proses yang memberikan nilai tambah dan berapa banyak proses yang tidak memberikan nilai tambah dalam mata rantai produksi atau operasinya.

  1. Pendekatan proses mengendalikan daerah ‘abu-abu’

Daerah abu-abu adalah daerah di antara dua fungsi yang berkoordinasi dalam melakukan suatu proses. Fungsi satu dan fungsi lainnya mungkin mengetahui dengan pasti apa yang harus dikerjakannya. Tapi apakah masing-masing fungsi mengetahui apa yang dibutuhkan oleh fungsi berikutnya agar dapat melanjutkan proses dengan baik?.

Di sinilah sering terjadinya masalah mutu dimana suatu produk atau jasa layanan tidak ditetapkan secara jelas apa persyaratan mutunya agar dapat sesuai dengan rencana mutu yang telah ditetapkan.

  1. Pendekatan proses mengendalikan pelaksanaan proses secara efektif.

Karena itu dalam penggunaan pendekatan ini, salah satu yang diukur dan menjadi sasaran mutu dalam ISO 9001:2015 umumnya adalah kecepatan waktu pelayanan. Berapa lama ‘lead time’ suatu produk atau layanan dapat diterima oleh pelanggan? Ini salah satu keunggulan merancang Sistem Manajemen Mutu dengan pendekatan proses, dimana perusahaan dapat dengan tepat mengukur waktu produksi atau layanannya kepada pelanggan.

Secara umum pemetaan proses ini dibagi menjadi tiga bagian peta proses yaitu : proses manajemen, peta proses utama dan peta proses pendukung. Peta proses ini harus menjelaskan urutan dan interaksi antar bagian Marketing, R&D, Pembelian, Produksi atau Operasi, Sumber Daya Manusia, Pemeliharaan sampai dengan bagian Delivery atau pelayanan pelanggan.

  1. Pendekatan proses menghasilkan peningkatan proses yang berkesinambungan.

Ya dengan pendekatan ini, maka pengukuran proses harus memberikan umpan balik bagi perbaikan proses. Dimana saja proses yang tidak memberikan nilai tambah harus dimonitor dan pada akhirnya harus hilang dalam mata rantai proses produksi atau operasi suatu perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa pemetaaan proses sebagai bagian dari penerapan pendekatan proses harus dipastikan dilakukan oleh perusahaan dan dibantu oleh Konsultan ISO pada saat tahap perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Pemetaan proses yang baik dan penggunaan Pendekatan Proses yang menjadi persyaratan ISO 9001:2015 sangat mempengaruhi efektifitas penerapan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 perusahaan.

Baca Juga :