Prosedur ISO 9001 Untuk Manufaktur

Menerapkan ISO 9001 di manufaktur berarti memastikan mutu produk secara konsisten untuk mencapai kepuasan pelanggan. Dalam manufaktur pada umumnya proses utamanya mencakup mulai dari pemesanan produk, merancang produk (apabila yang dipesan pelanggan bukan produk baku) dan membeli bahan baku untuk keperluan produksi.

Proses produksi dan kendali mutu, kalibrasi alat ukur, penyimpanan barang jadi di gudang dan pengiriman ke pelanggan sampai dengan penagihan serta pembayaran pemasok. Proses-proses ini harus dikendalikan dalam prosedur kerja untuk memastikan mutu dan spesifikasi pelanggan dapat tercapai.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur ISO 9001

Perusahaan yang akan menerapkan ISO 9001 haruslah membuat prosedur terdokumentasi yang mengatur tahapan proses dan titik kendali pemeriksaan mutu. Setelah prosedur ditetapkan oleh Manajemen kemudian harus diterapkan secara efektif sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi.

Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan mengembangkan prosedur-prosedur yang dibutuhkan sampai dengan lulus audit sertifikasi oleh Badan Sertifikat yang ditunjuk. Masing-masing bagian yang tercakup dalam ruang lingkup bersama-sama dengan Konsultan ISO 9001 menyusun proses bisnis dan prosedur yang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001. Secara umum prosedur yang akan dikembangkan dijelaskan sebagai berikut :

Prosedur ISO 9001 Pemesanan Pelanggan

A. Pemesanan Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk dapat :

  1. menangani pesanan distributor dengan cepat dan tepat
  2. meninjau setiap pesanan distributor dan memastikan mempunyai kemampuan untuk memenuhinya
  3. melakukan komunikasi secara efektif dengan distributor
  4. mendokumentasikan pesanan distributor dan perubahan-perubahannya

Bagian pemasaran menerima dan mengadministrasi pesanan distributor. Pesanan distributor ditinjau dari:

  1. jumlah pesanan
  2. kapan dibutuhkan
  3. tempat pengiriman
  4. persyaratan pembayaran
  5. persyaratan lainnya

Prosedur ISO 9001 | Konsultan ISO 9001

Apabila pesanan distributor belum dapat dipenuhi, distributor diinformasikan kapan pesanan dapat dipenuhi.

Pemasaran menginformasikan ke bagian logistik untuk mempersiapkan produk untuk pengiriman ke distributor.

Apa saja kinerja yang akan diukur?

  1. Produk sampai di distributor tepat waktu sesuai pesanan
  2. Tidak ada keluhan mengenai tidak lengkapnya atau salah kirim produk

Apa dokumentasi yang perlu disimpan untuk memenuhi persyaratan mutu?

  1. Company Profile dan Brosur
  2. Database Distributor
  3. Buku Komunikasi Distributor
  4. Form Pesanan Distributor

Prosedur ISO 9001 Pengembangan Produk

B. Merancang Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan :

  1. membuat rencana perancangan produk
  2. menetapkan persyaratan pelanggan sebagai masukan perancangan
  3. meninjau rancangan produk
  4. melakukan validasi terhadap prototipe
  5. mendokumentasikan keluaran perancangan
  6. mengendalikan perubahan rancangan

Desainer membuat rencana perancangan produk. Persyaratan pelanggan digunakan sebagai masukan dalam mengusulkan spesifikasi teknis produk Usulan perancangan produk di tulis di form Spesifikasi Teknis Produk

Manajer Produksi meninjau usulan spesifikasi teknis produk dan membuat perhitungan biaya produksi.

Apabila tidak disetujui, Desainer meninjau ulang usulan spesifikasi teknis produk berdasarkan masukan Direktur.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur ISO 9001

Apabila disetujui, Desainer mendokumentasikan keluaran rancangan produk. Setiap perubahan perancangan produk didokumentasikan dalam keluaran rancangan produk. Pembuatan prototipe produk dilaksanakan jika diperlukan.

 Ukuran kinerja yang ditetapkan biasanya :

  1. Dokumen Rancang Produk 100% update dan lengkap
  2. Desain Produk harus disetujui sebelum melakukan produksi masal

 Dokumentasi yang harus disimpan diantaran : design plan, design review, design verification, design validation dan juga spesifikasi teknis sebagai design output.

Prosedur ISO 9001 Purchasing

C. Pembelian Bahan Baku

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan :

  1. membeli komponen sesuai dengan spesifikasi dan rencana perakitan
  2. melakukan evaluasi dan re-evaluasi pemasok
  3. memeriksa kesesuaian komponen yang datang
  4. mencegah terjadinya penurunan mutu selama part dalam penyimpanan

Prosedur ini diterapkan untuk proses pembelian komponen maupun jasa dan penyimpanan bahan baku atau komponen.

Bagian Produksi membuat perhitungan bahan baku berdasarkan rencana produksi.

Bagian Produksi membuat Purchase Requsition kepada Bagian Logistik. Bagian Logistik kemudian membuat Purchase Order kepada pemasok. Pemasok komponen maupun jasa harus termasuk dalam Daftar Distributor Terseleksi perusahaan.

Seleksi pemasok dilakukan dengan kriteria:

a. Harga

  1. Baik apabila harga sesuai harga pasar
  2. Sedang apabila harga diatas harga pasar s/d 10% harga pasar
  3. Buruk apabila harga lebih besar 10% harga pasar

b. Mutu

  1. Baik apabila bahan baku telah terkenal dan mempunyai standar produk yang jelas atau memiliki sertifikasi produk atau sertifikasi sistem seperti ISO 9001
  2. Sedang apabila bahan baku cukup terkenal dan mempunyai standar spesifikasi yang jelas
  3. Buruk apabila tidak mempunyai standar spesifikasi atau sertifikasi produk atau sistem

c. Pelayanan

  1. Baik apabila layanan purna jual yang dijanjikan baik
  2. Sedang apabila layanan purna jual yang dijanjikan cukup baik
  3. Buruk apabila tidak punya komitmen terhadap layanan purna jual.

d. Pembayaran

  1. Baik apabila pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan memberikan kemudahan proses pembayaran
  2. Sedang apabila pembayaran ada persyaratan yang cukup memberatkan
  3. Buruk apabila syarat pembayaran sulit untuk dipenuhi perusahaan.

Penawaran pemasok ditabulasi untuk dibandingkan yang terbaik sebelum dilakukan pembelian.

Prosedur ISO 9001 | Konsultan ISO 9001

Setiap 6 bulan dilakukan evaluasi ulang pemasok yang ada dalam Daftar Pemasok Terseleksi. Evaluasi dilakukan berdasarkan data aktual mengenai :

a. Jumlah bahan baku yang rusak yang dikirim

  1. Baik: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan  < 5% dari total pembelian
  2. Sedang: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan <10% dari total pembelian
  3. Buruk: jika jumlah bahan baku rusak dalam 6 bulan >10% total pembelian

b. Jumlah keterlambatan pengiriman

  1. Baik: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan  = 0%
  2. Sedang: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan < 5% dari total
  3. pengiriman
  4. Buruk: jika jumlah keterlambatan pengiriman dalam 6 bulan > 5%  dari pengiriman

c. Pelayanan yang kurang baik

  1. Baik : apabila 100% responsif terhadap permintaan informasi dan keluhan
  2. Sedang : apabila ada 1 atau 2 masalah yang kurang responsif ditanggapi oleh
  3. pemasok
  4. Buruk : apabila ada lebih dari 2 masalah yang tidak ditanggapi secara responsif oleh  pemasok

d. Hal hal lain yang dipertimbangkan kurang baik

  1. Catatan-catatan mengenai hal-hal lain yang baik maupun tidak baik mengenai pemasok

Perusahaan harus menggunakan pemasok dengan status ‘Baik’. Pemasok dengan status ‘Sedang’ sebagai pemasok cadangan. Sedangkan pemasok dengan status ‘Buruk’ mendapat teguran atau peringatan tertulis dari perusahaan, apabila tidak melakukan perbaikan maka akan dikeluarkan dari Daftar Pemasok Terseleksi.

Pemasok harus mengirim bahan baku sesuai dengan yang dinyatakan dalam Purchase Order.

Bagian Logistik melakukan pemeriksaan kedatangan bersama dengan Bagian Produksi. Pemeriksaan kedatangan dilakukan baik dari segi jumlah dan dan juga kondisi visual komponen, sedangkan fungsional bahan baku akan diperiksa oleh Bagian Produksi.

Hasil pemeriksaan kedatangan ditulis di Form Penerimaan Bahan Baku. Mutu bahan baku yang tidak baik pada saat proses produksi akan dipisahkan dan dikembalikan ke pemasok dengan menggunakan Form Return.

Bagian Logistik menulis di kartu stock barang untuk bahan baku yang diterima dan disimpan di Gudang. Setiap bulan Bagian Logistik memeriksa kondisi gudang penyimpanan dan melakukan penghitungan bahan baku dan ditulis di form pemeriksaan kondisi gudang dan kartu stock.

Ukuran kinerja yang diukur antara lain :

  1. Ketepatan waktu penerimaan dengan keterlambatan maksimum 1 hari.
  2. Ketepatan jumlah bahan baku antara gudang dan kartu stock

Beberapa formulir yang digunakan antara lain :

  1. Purchase Requistion
  2. Purchase Order
  3. Daftar Distributor Terseleksi
  4. Form Penerimaan Barang
  5. Standar Penerimaan Barang
  6. Form Return
  7. Kartu Stock
  8. Kartu Pemeriksaan Gudang

ISO 9001 Procedure - Production

D. Prosedur Produksi dan Pengujian

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk dapat :

  1. melakukan produksi sesuai dengan rencana produksi
  2. melakukan pengujian terhadap setiap produk
  3. tindakan perbaikan dilakukan terhadap produk yang tidak lulus pengujian
  4. hanya produk yang lulus pengujian yang dapat ke proses selanjutnya
  5. mendokumentasikan hasil pengujian produk
  6. memelihara alat pengujian dalam kondisi tetap valid

Manajer Produksi membuat rencana produksi Tahunan. Rencana Produksi Tahunan dibuat berdasarkan perkiraan penjualan dari Bagian Sales.

Rencana Produksi Tahunan diperiksa dan disetujui oleh Direktur. Setelah disetujui Manajer Produksi memberikan Rencana Produksi Tahunan kepada Bagian Pembelian untuk menetapkan Rencana Pembelian.

Berdasarkan rencana produksi tahunan, Manajer Produksi membuat rencana produksi bulanan dan harian. Staf Produksi mengambil bahan baku sesuai rencana produksi harian.

Bagian Produksi melakukan produksi sesuai dengan Instruksi Kerja Produksi.

Bagian Kendali Mutu melakukan pengujian unit produk sesuai Instruksi Kerja Kendali Mutu. Produk yang tidak sesuai dilakukan perbaikan ulang dan produk yang telah sesuai dan lulus kendali mutu ditempel stiker “QC OK”.

Konsultan ISO Prosedur

Ukuran kinerja Bagian Produksi pada umumnya adalah : Produktifitas per hari dengan tingkat reject maksimum 1%

Dokumentasi yang perlu disiapkan diantaranya : Bon Pengambilan Barang, Form Hasil Pengujian Produk, Laporan Produksi Harian dan Daftar Alat Ukur.

E. Prosedur Kalibrasi

Prosedur ISO 9001 bertujuan untuk memastikan:

  1. status kalibrasi alat ukur untuk menjamin pengukuran yang akurat
  2. alat ukur dilakukan penyesuaian yang diperlukan sebelum penggunaannya
  3. penyimpanan alat ukur yang memadai yang melindungi dari kerusakan atau penurunan kondisi yang menyebabkan ketidakakuratan alat ukur
  4. memelihara catatan dan sertifikat kalibrasi alat ukur

Proses ini diterapkan untuk semua alat ukur yang digunakan oleh bagian teknik maupun alat ukur lainnya seperti pengukur suhu ruangan dsb.

Manajer Teknik membuat daftar alat ukur yang digunakan dalam proses inspeksi/pengukuran. Daftar alat ukur menerangkan merk/tipe alat ukur, ketelitian alat ukur, jumlah, tanggal kalibrasi, periode kalibrasi dan standar kalibrasi yang digunakan.

Manajer Teknik menetapkan alat ukur yang akan dilakukan kalibrasi internal atau kalibrasi eksternal. Kalibrasi harus mengacu ke standar nasional/internasional.

Kalibrasi internal dilakukan dengan menggunakan alat ukur ‘master’ oleh mekanik yang kompeten yang telah mendapatkan pelatihan kalibrasi. Apabila hasil kalibrasi internal tidak baik maka alat ukur harus diperbaiki terlebih dahulu untuk kemudian dilakukan kalibrasi internal kembali

Apabila alat ukur tidak dapat diperbaiki maka alat ukur dipisahkan untuk tidak digunakan. Mekanik menempelkan stiker status kalibrasi pada alat ukur yang telah dilakukan kalibrasi. Mekanik mengupdate daftar alat ukur sesuai status dan tanggal kalibrasi yang telah dilaksanakan

Mekanik menyimpan alat ukur dengan baik untuk melindungi dari kerusakan dan penurunan kondisi alat ukur yang dapat mempengaruhi keakuratan pengukuran. Penanganan alat ukur selama penggunaan untuk pengukuran dilakukan dengan baik untuk mencegah kerusakan alat ukur.

Apabila diketahui ada alat ukur yang tidak akurat, seluruh pengukuran yang telah dilakukan harus diperiksa ulang dan Manajer Teknik mengidentifikasi dampak hasil pengukuran dengan alat ukur yang tidak akurat tersebut.

Prosedur ISO 9001 | Konsultan ISO 9001

Kalibrasi eksternal dilakukan oleh rekanan Lembaga Kalibrasi Terseleksi yang ditunjuk melalui proses seleksi dan evaluasi pemasok. Apabila alat ukur sudah tidak dapat dikalibrasi, maka alat ukur tersebut dipisahkan untuk tidak digunakan. Manajer Teknik menyimpan sertifikat kalibrasi eksternal

Ukuran kinerja Bagian Teknik : tidak ada alat ukur ditemukan habis masa kalibrasinya dipakai untuk proses inspeksi/ pemeriksaan.

ISO 9001 Procedure - Reject

F. Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk:

  1. mengidentifikasi dan melakukan tindakan untuk menghilangkan produk yang tidak sesuai.
  2. melakukan pengendalian produk tidak sesuai untuk mencegah penggunaan, pengiriman atau pemberian yang tidak disengaja kepada pelanggan.
  3. memastikan pemeriksaan ulang setelah produk tidak sesuai diperbaiki
  4. melakukan tindakan yang diperlukan apabila produk yang tidak sesuai telah diberikan kepada pelanggan

Proses ini mencakup produk yang tidak sesuai hasil pemeriksaan kedatangan, yang terjadi selama proses internal maupun yang diberikan kepada pelanggan. Istilah yang digunakan dalam prosedur antara lain :

  1. QC singkatan dari Quality Control atau Kendali Mutu
  2. NCP singkatan dari Non Conforming Product atau Produk Tidak Sesuai
  3. Produk Tidak Sesuai Sesuai adalah penyimpangan atau deviasi terhadap standar dan persyaratan  pelanggan atau persyaratan lainnya

Pemeriksaan ulang harus dilakukan terhadap produk yang tidak sesuai untuk  memastikan kesesuaiannya terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Hasil perbaikan produk yang telah sesuai dengan persyaratan dituliskan dalam Laporan Pemeriksaan QC.

Apabila ada produk tidak sesuai terlanjur telah diberikan kepada pelanggan, maka manajemen dan QC harus melakukan tindakan antara lain:

  1. menginformasikan kepada pelanggan
  2. melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan .

Hanya produk yang sesuai yang dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.

Ukuran kinerja yang dapat diukur antara lain : Produk Tidak Sesuai diberi label atau dipisahkan dengan benar dan Tidak ada Produk Tidak Sesuai yang tidak sengaja terkirim ke pelanggan.

Dokumentasi dari proses ini adalah Laporan Produk Tidak Sesuai

Prosedur ISO 9001 - Gudang

G. Prosedur Gudang

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk menjaga dan memastikan agar stok bahan baku di gudang mencukupi untuk kebutuhan proses produksi.

Prosedur ini mencakup tentang permintaan pembelian material, penerimaan material dari suplier dan pengeluaran material ke Bagian Produksi serta identifikasi, penanganan dan penyimpanan material di Gudang Material.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur ISO 9001

Seksi Gudang Material bertanggung jawab dalam menjaga stok material untuk keperluan produksi serta bertanggung jawab dalam melakukan permintaan pembelian, penerimaan, penanganan dan pengeluaran material.

Permintaan Pembelian Material dilakukan dengan :

  1. Melakukan cek stok terhadap material di Gudang Material.
  2. Menganalisa dan membuat perencanaan terhadap kebutuhan material untuk proses produksi dalam satu periode tertentu atas permintaan produksi.
  3. Mengajukan Surat Permintaan Pembelian Material kepada Bagian Pembelian

Penerimaan Material dari pemasok dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

  1. Melakukan pemeriksaan terhadap jenis dan kuantitas material yang terdapat dalam Surat Jalan Pengiriman dan Surat Pesanan Pembelian dengan mempergunakan Kartu Kontrol Penerimaan Material.
  2. Untuk material tertentu dapat dilakukan pemeriksaan dan pengetesan terhadap kualitas material tersebut yang dilakukan oleh pihak produksi atau Kendali Mutu / QC.
  3. Menyiapkan Surat Pereturan jika bahan baku tersebut tidak sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan.
  4. Jika barang yang diterima telah sesuai spesifikasi dan kuantitasnya, maka data barang tersebut dicatat dalam Kartu Stok Material dan Bukti Penerimaan Material.
  5. Menyerahkan Bukti Penerimaan Material (surat jalan) ke Bagian Pembelian dan membuat salinannya sebagai arsip di Seksi Gudang Material.

Material yang datang ditangani dengan baik untuk mencegah terjadinya kerusakan atau penurunan mutu produk. Penanganan ini dilakukan berdasarkan jenis material tersebut.

Untuk penyimpanan, Semua barang yang masuk disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan karakteristik material tersebut meliputi dan mencatat material yang masuk ke dalam Kartu Stock Material.

Gudang dipelihara kondisinya dengan menggunakan check list pemeriksaan gudang untuk menjaga kondisi material supaya tetap dalam kondisi baik.

Untuk pengeluaran Material dari Gudang/ Pengiriman

  1. Seluruh penyerahan/ pengeluaran material dari gudang ke Bagian Produksi dilakukan berdasarkan Surat Pengambilan Material
  2. Seluruh pengeluaran material dicatat dalam Kartu Stok Material dan Form Pengeluaran Material.
  3. Surat pesanan/ konfirmasi order dari bagian Produksi diarsipkan oleh petugas gudang sebagai salah satu bukti pengeluaran material.

 

H. Prosedur Pengemasan dan Pengiriman Produk

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk :

  1. memberikan identifikasi produk
  2. melengkapi dokumen spesifikasi produk
  3. memberikan perlindungan produk selama proses pengiriman ke pelanggan
  4. melakukan pengiriman produk dengan tepat waktu

Prosedur ini diterapkan untuk proses pengemasan dan pengiriman produk ke pelanggan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 Identifikasi dan Mampu Telusur, Perlindungan Produk, Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Pengiriman.

Prosedur ISO 9001 | Konsultan ISO 9001

Bagian Logistik mempersiapkan order pelanggan dan melakukan packaging produk yang siap dikirim ke pelanggan dan menempelkan marking yang telah disiapkan

Bagian Logistik menyiapkan transportasi pengiriman produk dalam Formulir Transportasi dan  membuat Surat Jalan Pengiriman Barang dan Packing List

Staf menyiapkan produk yang akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan Formulir Jadwal Pengiriman dan menuliskan pengeluaran produk yang dikirim ke pelanggan dalam Formulir Kartu Stok.

Untuk pemuatan produk berdasarkan Formulir Delivery Order yang akan dikirim ke pelanggan

Operator Forklift melakukan proses pemuatan ke dalam alat transportasi sesuai Instruksi Kerja Penggunaan Forklift. Staf memeriksa susunan produk di dalam alat transportasi untuk memastikan keamanan dan kondisi kemasan baik selama pengiriman sampai ke pelanggan.

Staf memeriksa Surat Jalan Pengiriman Produk dan memastikan jumlah dan jenis produk yang dimuat ke alat transportasi telah sesuai dan menandatangani Formulir Delivery Order

Pemeriksaan sebelum pengiriman kepada Pelangaan harus memastikan seluruh persyaratan pengiriman telah sesuai dengan jumlah dan jenis produk yang dipesan pelanggan dengan menandatangani Formulir Delivery Order yang telah disiapkan.

 Ukuran kinerja yang diukur diantaranya : Tidak ada keluhan pelanggan mengenai kelengkapan produk atau kemasan dan Pengiriman tepat waktu. Sedangkan dokumentasi yang perlu disiapkan antara lain : Form Pemeriksaan Kelengkapan Produk dan Packing List.

ISO 9001 Procedure - Customer Satisfaction

I. Prosedur Pengukuran Kepuasan Distributor

 Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan melakukan pengukuran kepuasan Distributor sebagai salah satu pelanggan langsung dari perusahaan yang melakukan penjualan produknya melalui distributor. Prosedur ini memastikan perusahaan untuk :

  1. merancang pengukuran kepuasan distributor sesuai tujuan yang ditetapkan manajemen
  2. melakukan pengukuran distributor untuk mendapatkan informasi apakah pelayanan yang diberikan telah sesuai
  3. melakukan analisa dan menetapkan tindakan untuk mempertahankan atau melakukan tindakan perbaikan faktor-faktor pelayanan yang dinilai kurang oleh distributor.

Prosedur diterapkan untuk mengukur dan menganalisa informasi mengenai jasa pelayanan, produk dan proses-proses yang berhubungan dengan distributor.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur ISO 9001

Tahapan proses antara lain : Manajemen menentukan tujuan dari pengukuran kepuasan distributor. Manajemen melakukan pengukuran kepuasan pelanggan untuk semua distributor.

Survey pengukuran kepuasan pelanggan dapat dilaksanakan melalui:

  1. Wawancara

Dilakukan dalam peetemuan langsung atau melalui telpon. Wawancara dapat juga dilakukan menggunakan diskusi dalam fokus group (beberapa distributor) di tempat yang telah ditentukan

  1. Survey

Survey kepuasan pelanggan dikirim kepada distributor. Wakil Manajemen atau manajemen yang ditunjuk akan menyiapkan pertanyaan pertanyaan dirancang sesuai dengan kebutuhan misalnya:

  1. pilihan berdasarkan skala kepuasan (baik sekali, baik, cukup, kurang baik dst)
  2. menanyakan opini ditributor
  3. komentar terbuka
  4. dsb

Sebelum pelaksanaan survey, pertanyaan harus diuji coba terlebih dahulu untuk menentukan:

  1. seberapa efektif untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan
  2. seberapa mudah untuk dimengerti oleh responden
  3. seberapa lama dibutuhkan untuk menyelesaikan survey

Pelaksana yang ditujuk Manajemen melakukan survey pengukuran kepuasan distributor sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan.

Prosedur ISO 9001 | Konsultan ISO 9001

Manajemen menganalisa hasil pengukuran kepuasan pelanggan dan menyampaikan  informasi kepada Direktur. Analisa data menggunakan prosedur Analisa data dan peningkatan mutu atau improvement untuk menetapkan rencana tindakan yang akan diambil Manajemen untuk melakukan improvement

 Ukuran Kinerja yang ditetapkan dapat : pelaksanaan pengukuran kepuasan distributor dilakukan minimal satu kali dalam satu tahun dan hasil pengukuran kepuasan distributor minimal “baik” untuk setiap faktor pelayanan.

ISO Procedure 9001 - Payment

J. Prosedur Penagihan Pelanggan dan Pembayaran Pemasok

Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk memastikan perusahaan untuk :

  1. mengajukan permohonan pembayaran kepada distributor tepat waktu
  2. memonitor piutang

Prosedur ini diterapkan untuk proses penagihan distributor.

Bagian Keuangan membuat Surat Permohonan Pembayaran ke pelanggan. Surat Permohonan Pembayaran ditanda tangani oleh Direktur.

Bagian Keuangan memonitor pembayaran pelanggan dan piutang yang belum dibayarkan. Ukuran kinerja diharapkan penagihan dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

Prosedur ini juga bertujuan untuk memastikan proses pembayaran pemasok dilakukan dengan baik. Mencakup untuk proses pembayaran pemasok maupun jasa yang digunakan.

Pemasok memasukkan dokumen penagihan dilengkapi dengan Delivery Order asli. Bagian Keuangan mereview dokumen penagihan, Delivery Order dan kesesuaiannya dengan Purchase Order.

Pemasok memasukkan dokumen penagihan dilengkapi dengan DO asli. Bagian Keuangan mereview persyaratan pembayaran sesuai perjanjian / kontrak dan memeriksa kelengkapan dokumen penagihan:

  1. Invoice,
  2. Kwitansi
  3. Faktur Pajak
  4. DO
  5. PO

Apabila telah lengkap diberikan persetujuan pembayaran dengan menerbitkan voucher yang diberikan kepada Pemasok.

Pemasok dapat menguangkan voucher pada jam dan hari-hari pembayaran pemasok yang telah ditentukan

Bagian Keuangan melakukan pembayaran dengan cash atau transfer dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. < Rp. 5.000.000 dibayar tunai kecuali ada kebijakan dari Direksi
  2. > Rp. 5.000.000 dibayar cek / BG

Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan cash atau transfer. Pembayaran pemasok dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

Konsultan ISO 9001 | Prosedur ISO 9001

Penerapan ISO 9001 di manufaktur melalui beberapa tahapan. Yang pertama adalah mengikuti pelatihan pemahaman persyaratan dan dokumentasi ISO 9001. Manajer di masing-masing Bagian memimpin penerapan Sistem Manajemen sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Salah satu persyaratan adalah dilakukannya pemeriksaan internal efektifitas penerapan sistem yang biasa disebut audit internal. Audit internal ini merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan untuk memastikan sistem manajemen diterapkan secara efektif.

Konsultan ISO 9001 akan memberikan pelatihan Audit Internal untuk memastikan auditor internal memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit internal secara efektif. Temuan audit internal yang disebut ketidaksesuain harus segera ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan.

Makin sering audit internal dilaksanakan, maka pelaksana proses makin memahami bagaimana prosedur yang telah ditetapkan harus dijalankan untuk memastikan persyaratan mutu produk dan layanan. Manajemen harus menunjukkan komitmennya terhadap pelaksanaan audit internal sebagai masukan terhadap pelaksanaan proses.

Untuk menerapkan dan mencapai sertifikasi ISO 9001 dapat menghubungi kami Change Konsultan yang telah mempunyai pengalaman 18 tahun membantu perusahaan untuk mencapai sertifikat ISO dari berbagai Badan Sertifikasi. Hubungi kami di Phone/WA : 0811-8859-ISO(476).

Baca Juga :

error: Content is protected !!
%d bloggers like this: